De gemeente wil buitenspelen en binnenspelen

Een medewerker van de gemeente Velsen had een jaar gedetacheerd gezeten bij een bedrijf. Daar ontmoete hij andere mensen, hoorde nieuwe verhalen en leerde over economische ontwikkelingen van binnen uit. Eigenlijk wil hij dat vaker doen. Hoe zou het zijn als medewerkers van de gemeente al flexend op een verzorgingshuis of in een school zouden werken en zo echter contact krijgen met de buitenwereld? Hij wil meer buitenspelen. Dit korte verhaal met een krachtige wens zette de toon voor een strategische sessie in IJmuiden.

Uit alle gaten en hoeken van de gemeente

Maar laat ik bij het begin beginnen. De gemeente Velsen heeft sinds 2011 een uitdagende visie met als titel kennisrijk werken. De strategische agenda voor de uitvoering moest na 4 jaar opnieuw gevormd worden. De start van dit proces werd een strategische sessie met medewerkers uit alle gaten en hoeken van de gemeente: van controllers, projectleiders, beleidsmedewerkers, secretaressen tot consulenten.

Deze keer wilde de gemeente het niet over de ambitieuze projecten in de gemeente hebben, maar over de vraag hoe de gemeente samenwerkt met bewoners, bedrijven en instellingen om maatschappelijke ontwikkelingen goed op te kunnen pakken. Het stellen van deze vraag is trouwens ook zo’n trend, die we ook wel kennen als overheidsparticipatie, voorkantsturing, nieuwe coalities bouwen, bewonersparticipatie en co-creatie.

De gemeente vroeg mij om deze strategische sessie met 40 medewerkers te begeleiden, omdat ze de eigen ervaringen van medewerkers als startpunt wilden nemen. Ik vroeg mensen naar momenten dat die samenwerking goed verliep en mooie resultaten had. We zaten op een buitensportlocatie vlakbij zee. Al snel zaten mensen buiten in een waterig zonnetje met dekentjes en sjaals elkaar verhalen te vertellen. Ik snapte meteen waarom IJmuiden zich profileert als ‘rauw aan zee’.

Keurige procedure maar het zat haar niet lekker

Een jurist vertelde over twee bezwaarschriften tegen het kappen van monumentale bomen. Het bezwaar viel echter buiten de termijn. Met een keurig briefje schreef ze aan de twee bewoners dat hun bezwaar niet ontvankelijk was. De procedure was keurig doorlopen, maar het zat haar niet lekker. De afdeling begon een verandertraject om minder formeel te reageren en meer contact met bewoners aan te gaan.

Dit was haar kans om alsnog met deze twee bezwaarschriften aan de slag te gaan en contact te zoeken met de bewoners. Eerst zocht de jurist de projectleider op om te horen hoe het met de bomen ging. Die kapvergunning zat hem ook niet lekker. Eigenlijk was het kappen van de bomen onderdeel van de herinrichting van de straat met de vervanging van het riool. Hij had alvast de kapvergunning aangevraagd zodat ze meteen aan het werk zouden kunnen als de plannen klaar waren. Maar eigenlijk was nog niet duidelijk of die bomen ook echt weg moesten.

Contact leggen is ook een resultaat

Voor het hele herinrichtingsplan had de gemeente een klankbordgroep met bewoners gevormd. De twee bezwaarmakers zaten ook in die klankbordgroep. Ook al waren ze tegen het kappen, de bewoners waren wel tevreden dat ze in gesprek met de gemeente waren. De jurist belde vervolgens met beide bewoners over de kapvergunning en hun bezwaar. De mensen begrepen dat ze te laat waren, wilden de bomen behouden, vonden het gek dat het herinrichtingsplan nog liep, maar snapten dat het procedureel allemaal volgens de regels was verlopen. Ze waardeerden dat de jurist gebeld had.

Contact maken, zelfs als het geen resultaat heeft, levert wel een bijdrage aan samenwerking. Deze jurist herinnerde iedereen er tijdens de sessie dan ook een paar keer aan dat je niet alleen de praktische resultaten van een traject moet waarderen. Contact leggen is bijvoorbeeld ook een resultaat.

Een ongehoorde stap: zelf de vergunning intrekken

Het verhaal van deze jurist gaat nog verder. Ze was namelijk nog steeds niet tevreden. De gemeente is aanvrager en verlener van de vergunning, en tevens opdrachtgever voor de herinrichting en mogelijk het kappen. Er zou toch iets mogelijk moeten zijn. Hoe zou het zijn als die kapvergunning er niet zou liggen? Dan zou het gesprek over de herinrichting van het gebied weer open zijn, zonder de dreiging van het kappen van de bomen. Ze besprak het idee met de wethouder en projectleider die geen bezwaar zagen.

En ze zette een ongehoorde stap: de gemeente trok de kapvergunning in. De bewoners waren verheugd en voelden zich nu echt gehoord en serieus genomen. Hoe het zal aflopen met de herinrichting en de bomen is nog niet duidelijk. Maar contact maken en naar mogelijkheden zoeken om daar iets mee te doen, verandert radicaal de toon van een ontmoeting. Deze jurist was vrij van geest uit de box gesprongen.

Samenwerken rauw aan zee

Haar verhaal gaf de medewerkers nieuwe energie en een duidelijk verlangen. Deze jurist had niet alleen buiten gespeeld met de bewoners over de kapvergunning, maar ze had ook binnengespeeld met de wethouder en projectleider. De groep besefte dat het misschien niet om nieuwe instrumenten gaat voor een betere samenwerking, maar om een andere houding met ruimte voor lef, echt luisteren en betrokkenheid. Ze maakten vervolgens plannen om bij elkaar op de afdeling te gaan werken, elkaar te waarderen en ruimte te maken voor experimenten.

In de eindpresentatie van de medewerkers voor de strategische agenda stond het buitenspelen en binnenspelen centraal. De gemeente Velsen heeft op volstrekt eigen wijze invulling gegeven aan de ontwikkeling om meer samen te werken, dankzij het starten met de ervaringen van de medewerkers zelf. Het is een mooie start voor samenwerken rauw aan zee.